Selon une étude de RegionsJob, 47 % des entreprises ont déjà eu recours à un cabinet de recrutement pour les accompagner dans l’embauche de nouveaux collaborateurs. Du côté des candidats, 26% d’entre eux ont sollicité les cabinets de recrutement pour trouver un emploi. Comment fonctionne un cabinet de recrutement ? Quels sont les avantages d’externaliser les recrutements pour une entreprise ? L’agence mRHq vous donne des éléments de réponse.

Comment fonctionne notre cabinet de recrutement rennais mRHq ?

Un cabinet de recrutement a pour mission de conseiller et d’accompagner les entreprises dans l’embauche de leurs nouvelles recrues.

Si votre entreprise ne comporte pas de service des ressources humaines ou que vous souhaitez revoir la façon de faire, un cabinet de recrutement peut vous aider à piloter plus efficacement votre politique de recrutement. Il vous appuie dans la conduite du changement et vous offre des ressources pour y parvenir.

L’accompagnement peut se faire sur tout le processus : de la définition du besoin jusqu’à l’intégration du nouveau salarié.

Mais le cabinet de conseil en recrutement peut aussi intervenir sur un seul point précis des étapes du processus, comme la rédaction de l’annonce, la sélection des candidats ou encore l’accompagnement aux entretiens d’embauche.

Le processus de recrutement doit respecter des règles précises. Celles-ci ont pour but d’assurer une égalité des chances entre les différents candidats potentiels à un emploi et de leur fournir une information fiable.

Quelles sont les différentes étapes du processus de recrutement de notre agence à Rennes ?

· 1^ère étape : La réflexion

Cette première étape est très stratégique, pourtant, elle est souvent négligée par les dirigeants. Elle permet de déterminer la valeur ajoutée pour le client, elle se fait au regard de la stratégie d’entreprise et des besoins de l’entreprise.

Il faut s’interroger s’il est nécessaire de recruter directement en externe ou si le besoin en recrutement peut être pallié autrement, par du recrutement interne ou de la mobilité interne notamment.

Dans la décision d’embaucher ou non, la dimension financière est primordiale. Faire du recrutement avec un besoin précis permet de limiter les erreurs de casting lors des embauches.

De cette réflexion découle alors le type de contrat à proposer : CDI, CDD, intérim, alternance, stage, temps plein ou temps partiel.

Déroulement de cette étape : L’un des consultants RH de l’agence rencontre le client pour l’accompagner dans sa réflexion au regard de la stratégie de l’entreprise, des besoins et de l’aspect financier.

· 2^ème étape : La définition du besoin

Lors de cette étape, il est nécessaire d’analyser les besoins de l’entreprise et de définir clairement les missions attenantes au poste à pourvoir.

Déroulement de cette étape : Un consultant en recrutement de notre agence de conseil en ressources humaines rennaise échange avec le client pour définir de manière très précise son besoin : missions confiées, profil du candidat, salaire/ rémunération (salaire fixe, part variable, commission, avantages sociaux, …), compétences techniques et comportementales requises, évolution professionnelle possible.

La définition du besoin se réalise le plus souvent au sein de l’entreprise. Il est intéressant de pouvoir bien comprendre l’environnement et la personnalité du client, et cela est facilité lors d’un échange physique.

Toutes les questions relatives au recrutement doivent être posées à ce moment-là.

· 3^ème étape : La rédaction d’une fiche de poste

La fiche de poste est un document qui récapitule les éléments fondamentaux d’un poste : les missions, activités, aptitudes et le cadre de travail du futur collaborateur y sont détaillés.

C’est un support pour permettre au salarié de se situer au sein de l’entreprise.

Déroulement de cette étape : Lors de la phase de définition du besoin en amont, vous avez collecté les informations nécessaires sur le poste. Cet outil constitue « une photographie » du poste et permet de présenter les attentes du client et celles de l’organisation aux candidats rencontrés.

Elle sert également de repère lors de la prise de poste du futur collaborateur, qui a une phase d’observation lors de son arrivée (découvrir les lieux, le poste de travail concerné, etc.).

· 4^ème étape : La rédaction d’une annonce

L’annonce d’offre d’emploi doit être percutante, attractive et comporter les éléments et les mots-clés essentiels relatifs au poste. L’annonce permet d’attirer des candidats opérationnels en recherche d’emploi correspondant au profil recherché. Elle constitue la vitrine de l’entreprise et entre dans le cadre de la marque employeur.

Petit Tips : Il est conseillé de s’appuyer sur la fiche de poste pour rédiger l’annonce.

Déroulement de cette étape : La rédaction de l’annonce se fait grâce aux éléments collectés lors des deux phases précédentes : La définition du besoin + la rédaction de la fiche de poste. Il ne faut rien oublier et être rigoureux dans la rédaction !

L’annonce doit notamment comporter les mentions obligatoires suivantes :

• L’intitulé du poste,
• La description du poste,
• La localisation du poste,
• L’expérience professionnelle exigée,
• Le type de contrat et sa durée,
• La date de publication ou de mise en ligne,
• Une référence ou un numéro d’offre,
• Une adresse de contact, de réception des CV ou un formulaire de candidature pour postuler à l’offre.

· 5^ème étape : Le choix des médias de diffusion

L’annonce doit être diffusée sur des médias pertinents et cohérents au regard du poste, du domaine et des problématiques rencontrées en recrutement.

Déroulement de cette étape : Après avoir renseigné tous les champs demandés concernant le poste, l’annonce est diffusée.

Les supports de diffusion habituellement utilisés sont :

• Les sites d’emploi constitutionnels (Pôle Emploi, APEC),
• Les réseaux sociaux,
• Les jobboards gratuits et payants,
• Les autres moyens (journaux papiers, commerces locaux, flyers, etc.).

· 6^ème étape : Le sourcing et le tri des candidatures

Si peu de personnes sont amenées à postuler de façon spontanée, faire du sourcing permet aux recruteurs d’identifier les candidats potentiels et de trouver les meilleurs profils.

Le recrutement par approche directe revient à aller chercher la compétence voulue directement là où elle se trouve, et ainsi construire un vivier de candidats.

Une fois les candidatures reçues, la bonne gestion des candidatures préconise de faire du tri !

Déroulement de cette étape : Cette étape de présélection permet d’établir une short-list par le biais d’échanges téléphoniques avec les candidats qui ont retenu l’attention. Les questions doivent être ciblées sur des critères objectifs et professionnels tels que :

• Les diplômes,
• Le parcours professionnel,
• Les connaissances,
•  Les compétences,
• La motivation pour le poste,
• Etc.

Attention : On ne doit recruter que sur les compétences ! Il faut pouvoir justifier les raisons objectives qui ont amené à refuser ou accepter une candidature.

Le sourcing se réalise sous plusieurs formes :

• Sur les CVthèques : Pôle Emploi, APEC, Indeed, etc.
• Sur les réseaux sociaux : LinkedIn, Facebook, etc.

· 7^ème étape : La qualification

En premier lieu, la qualification consiste à consulter l’ensemble des candidatures envoyées. Les candidats ont pris le temps d’écrire, alors il faut prendre le temps de regarder leurs CV.

En quelques minutes, jugez l’aspect général du CV et repérez les mots-clés pertinents.

La première sélection des candidats peut se faire sur dossier de candidatures, c’est-à-dire avec le CV (=curriculum vitae) et la lettre de motivation.

La présélection des candidatures repose sur l’expérience candidat et le projet professionnel.

Déroulement de cette étape : Il est important d’attribuer le temps de lecture et le temps de réponse nécessaire pour bien analyser les candidatures.

· 8^ème étape : L’accompagnement aux entretiens d’embauche

Lors des entretiens, il est essentiel de présenter l’entreprise, le projet et les attentes autour du poste aux candidats.

Cette étape permet de connaître également les attentes et la motivation du candidat et de faire un premier tri s’il ne convient pas.

Il est vivement conseillé de procéder à des mises en situation concrètes afin d’évaluer la capacité du candidat à se projeter sur le poste. L’utilisation d’une grille d’entretien d’embauche est un outil de recrutement performant pour évaluer les compétences à valider et le savoir-être attendu.

Déroulement de cette étape : L’un des collaborateurs de l’agence de recrutement mRHq accompagne et participe aux entretiens afin de les structurer. Chaque candidat retenu à l’issu de la qualification est reçu dans les locaux du client pour un deuxième entretien.

Durant cet entretien :

• Le client présente son projet et ses attentes autour du poste,
• Le candidat présente ses motivations,
• La capacité du candidat à se projeter sur le poste est évaluée.

À savoir : Pendant l’entretien, le candidat doit parler 80% du temps et il est primordial de faire preuve d’écoute active pour instaurer un climat de confiance et se montrer disponible.

· 9^ème étape : L’aide à la décision

La prise de décision doit être objective et éclairée. La comparaison des grilles d’évaluation des compétences aide à la décision en se basant sur des faits objectifs.

Déroulement de cette étape : À l’issue des entretiens, mRHq rédige une synthèse argumentée d’aide à la décision finale. Elle permet au client de prendre une décision en tout état de conscience.

· 10^ème étape : La réponse aux candidats

Par respect pour chaque candidat et pour l’image du recruteur et la marque employeur, il est important de répondre à tous les candidats qui ont postulé, pour les informer de la décision qui a été prise à leur égard.

Déroulement de cette étape : Pour les candidats contactés et/ou rencontrés, ils sont informés par téléphone. Pour les autres, ils sont informés par e-mail.

· 11^ème étape : La préparation de l’arrivée

Une bonne intégration ne s’improvise pas, au contraire, elle s’anticipe.

Les détails administratifs à régler sont notamment :

• Le contrat de travail signé,
• Le RIB fourni,
• Les diplômes du nouveau salarié,
• Les personnes à contacter en cas d’urgence,
• Le certificat de travail des anciens employeurs,
• La mutuelle d’entreprise.

Il est obligatoire de réaliser les formalités liées à l’embauche : 

• L’inscription au registre du personnel,
• La réalisation de la DPAE (déclaration préalable à l’embauche),
• La visite d’information et de prévention (auparavant la visite médicale d’embauche),
• Etc.

De plus, la mise en place d’un poste de travail opérationnel est indispensable. L’espace de travail doit être prêt et il ne doit rien manquer le premier jour.

· 12^ème étape : L’intégration dans l’équipe

Accompagner le nouvel arrivant dans sa prise de poste permet de le rendre plus rapidement opérationnel, productif et autonome. L’accueil des entreprises représente 50 % de la réussite du processus d’embauche : c’est un moment crucial et décisif. L’enjeu de cette étape est l’accompagnement et la fidélisation du nouveau venu.

Déroulement de cette étape : Un programme détaillé d’un parcours d’intégration opérationnel du nouveau collaborateur est réalisé et validé avec le client. La remise d’un livret d’accueil peut faciliter l’intégration et permet de diffuser les valeurs de l’entreprise.

Un suivi des premières semaines du nouveau salarié dans l’entreprise est effectué :

• En contactant le client de façon hebdomadaire pour faire des points réguliers,
• En contactant régulièrement le nouveau collaborateur.

Pourquoi faire appel à un cabinet de recrutement à Rennes ? Quels sont les avantages ?

· Un gain de temps conséquent

Recruter demande beaucoup de temps pour une entreprise, surtout lorsque ce n’est pas son cœur de métier. En effet, rédiger une annonce, étudier les CV des candidats, réaliser des entretiens de recrutement, … toutes ces actions nécessitent d’y consacrer de nombreuses heures.

Faire appel à un prestataire extérieur permet à l’entreprise-cliente de se concentrer sur son activité et de ne pas se disperser sur d’autres sujets.

En bref, faire appel aux services d’un cabinet de recrutement permet :

• De trouver une personne rapidement pour le poste à pourvoir,
• De trouver une personne qualifiée et compétente, et ainsi limiter le risque d’un recrutement raté,
• De gagner du temps et de l’énergie.

· Une expertise du secteur du recrutement

Un cabinet de recrutement est composé de consultants expérimentés. Ils utilisent une méthodologie détaillée et des processus d’actions parfaitement maîtrisés, s’adaptant aux besoins en recrutement de chaque entreprise.

Il existe plusieurs types de cabinets :

• Des cabinets de recrutement rennais spécialisés :
  • Sur un secteur d’activité (par exemple la logistique, le BTP, l’hôtellerie, l’agroalimentaire),
  • Sur une profession (par exemple recrutement de commerciaux)
  • Sur un niveau hiérarchique (par exemple des cadres-dirigeants),
  • Sur un secteur géographique (par exemple la Bretagne).

• Des cabinets de recrutement généralistes : par exemple l’agence mRHq. Ils s’adressent à tous types de métiers. Ils recherchent des profils variés, situés partout en France. Ces professionnels du recrutement connaissent parfaitement le marché de l’emploi. Ils savent vous orienter et vous conseiller grâce à leurs compétences.

· Des outils et des moyens adéquats

Les cabinets de recrutement sont souvent dotés de moyens technologiques qui leur permettent d’accélérer leur recherche ou leur qualification.

Voici quelques exemples d’outils utilisés :

• Une application d’entretien vidéo différé : Cet outil est utile pour qualifier les candidats. Il consiste à répondre à des questions en un temps imparti, en étant filmé et enregistré grâce à un ordinateur équipé d’une webcam et d’un micro Le recruteur a ensuite accès aux réponses données.
• Des jobboards : Ce sont des plateformes où il est possible de diffuser des annonces de recrutement (ex : HelloWork, Indeed, …).
• Des bases de candidats : Au fur et à mesure des recrutements, les cabinets se créent un vivier de candidats.

· Le respect de la confidentialité

Il peut arriver que certaines entreprises souhaitent recruter de manière confidentielle. Par exemple, si cela concerne un poste stratégique, comme le recrutement d’un cadre, l’annonce de recrutement ne peut pas circuler publiquement. L’entreprise veut rester discrète par peur que l’information ne remonte aux oreilles de la concurrence par exemple.

Dans ce cas de figure, un cabinet de recrutement peut se charger de l’embauche, grâce à la diffusion des annonces de manière « anonyme » et à son vivier de candidats.

· Une expérience candidat de qualité

L’expérience candidat désigne la perception qu’ont les candidats d’une entreprise lorsqu’ils intègrent un processus de recrutement. La mission d’un cabinet de recrutement est de mettre en relation des entreprises et des candidats.

Il doit savoir écouter et comprendre les attentes des deux parties.

Pour un salarié, accepter un poste dans une entreprise n’est pas un choix anodin. C’est le début d’une nouvelle aventure professionnelle. Le cabinet de recrutement doit faire preuve d’attention envers le candidat, du début du processus de recrutement jusqu’à son intégration dans l’entreprise. Des candidats chouchoutés permettent à l’entreprise-cliente d’avoir une bonne image !

Comment se rémunère un cabinet de recrutement à Rennes ?

La majorité des cabinets de recrutement se rémunère au pourcentage du salaire brut du salarié recruté. En moyenne, un cabinet perçoit entre 15 à 20 %.

Par exemple, pour un salarié qui perçoit 50 000 euros par an, le tarif d’un cabinet de recrutement s’élève alors à 7 500 euros HT (sur une base de 15 %).

Chez l’agence mRHq, le mode de rémunération est totalement différent. Nous nous rémunérons au temps passé. Le prix d’une journée de travail correspond au type de mission. 

Qu’est-ce que cela signifie ? Prenons l’exemple d’un poste d’assistant(e) commercial(e). Grâce à nos expériences passées et en fonction des étapes choisies par le client, nous estimons le temps que notre équipe va passer à trouver les meilleurs candidats. En fonction de cette estimation, nous fixons un prix. La plupart du temps, cette méthode de rémunération nous permet d’être mieux placé par rapport à la concurrence.

Quels sont les enjeux d’un recrutement avec un cabinet de recrutement à Rennes ?

Le recrutement est un processus essentiel dans la politique de ressources humaines d’une entreprise. Le recrutement est le moment où l’entreprise s’ouvre à l’extérieur et devient socialement visible.

· Le coût

Le premier enjeu du recrutement est le coût. En effet, le coût d’un recrutement raté est estimé entre 20 et 200 000 euros. Un recrutement raté est défini comme un recrutement où la personne embauchée quitte l’entreprise dans les 12 mois qui suivent son arrivée, c’est-à-dire durant l’année de son intégration. Et ce, quelle qu’en soit la raison, qu’il s’agisse d’une démission, d’une rupture de période d’essai ou encore d’un licenciement.

Une entreprise, qui embauche un salarié qui ne reste pas, a investi :

• Du temps : Les moments consacrés au recrutement, à l’intégration, à la formation, etc.
• De l’argent : Les honoraires du cabinet de recrutement, le coût des rémunérations, les coûts d’intégration (les équipements), les charges sociales, les coûts de rupture du contrat de travail, etc.
• Des coûts cachés : Une mauvaise ambiance de travail, la baisse de la motivation des équipes, la baisse de la productivité, la perte de confiance de l’équipe, etc.

· Le développement de l’activité

Recruter c’est être à la recherche de valeur ajoutée. C’est augmenter l’efficacité organisationnelle à court terme et à long terme d’une entreprise en trouvant la perle rare.

En bref, c’est avoir la bonne personne au bon endroit pour produire au mieux.

Que retenir de ces raisons de recourir à un cabinet de recrutement à Rennes ?

Faire appel à un cabinet de recrutement à Rennes permet donc (à condition de bien choisir son prestataire !) :

• De gagner du temps,
• De rester concentrer sur son activité,
• De trouver le/la meilleur(e) candidat(e),
• D’être bien conseillé et orienté,
• D’économiser de l’argent (en évitant un recrutement raté).

Votre entreprise se développe et vous avez besoin d’une nouvelle recrue au sein de votre équipe ? Vous avez un départ à remplacer ? Vous avez besoin d’être accompagné dans la démarche ? N’hésitez pas à nous contacter, toute l’équipe mRHq sera ravie d’échanger avec vous !