La venue d’un nouvel arrivant au sein de l’entreprise est une étape importante dans le processus de recrutement d’un collaborateur. L’accueil des entreprises représente 50 % de la réussite du processus d’embauche ! Pourtant, souvent par manque de temps, certaines entreprises négligent cette phase d’accueil et ne proposent pas de plan d’intégration opérationnel. Une mauvaise adaptation peut pousser le nouveau salarié à quitter prématurément l’entreprise. Il est primordial de prendre conscience de l’importance de l’inclusion des nouveaux entrants. Comment réussir le processus d’intégration ? Voyons ensemble les étapes-clés pour y arriver.
1ère étape d’un bon plan d’intégration : Préparer l’arrivée du nouveau venu
Il va sans dire que recruter un nouveau collaborateur représente un investissement en temps et en argent. Ce serait dommage que cet investissement ne serve à rien et soit réduit à néant à cause d’un manque d’intégration !
• Anticiper l’arrivée dans l’entreprise
Une bonne intégration ne s’improvise pas, au contraire, elle s’anticipe. L’arrivée d’une nouvelle recrue doit être un minimum préparée. Pour réussir le plan d’intégration du nouveau salarié, il faut s’organiser et bien le prévoir en vue de permettre au nouveau collègue de s’acclimater à l’entreprise et de devenir opérationnel rapidement.
• Créer une checklist des détails administratifs
Le candidat retenu pour le poste a confirmé son souhait de rejoindre l’entreprise, c’est un bon début. Il est alors temps de lui envoyer la proposition d’emploi et lui joindre les formulaires de renseignements à remplir et la fiche mutuelle prévoyance. Le retour du contrat de travail signé par le futur collaborateur avant la prise de poste assure son accord sur les conditions du contrat. La création d’une liste précise et complète des détails administratifs à régler lors du plan d’intégration des nouveaux venus permet de ne rien oublier.
• Mettre en place le poste de travail
Dans le cadre du recrutement de nouveaux employés, la mise en place d’un poste de travail opérationnel est indispensable. Il doit être adapté s’il s’agit d’une recrue bureau ou d’une recrue terrain. Il convient ainsi d’acheter les équipements et matériels nécessaires dans le cadre du plan d’intégration.
L’espace de travail doit être prêt et il ne doit manquer de rien le premier jour de sa prise de poste. Pour réussir le plan d’intégration des nouveaux recrutés, il peut être pertinent d’envoyer en amont le déroulé de la première semaine.
2ème étape d’un bon plan d’intégration : Élaborer une intégration fonctionnelle
Quelle que soit l’expérience du nouveau salarié, un nouvel emploi nécessite toujours une période d’adaptation. Cette période doit faciliter les nouvelles intégrations et la réussite dans le poste.
• Mettre en place un parcours d’intégration
Dans le cadre de l’embauche de nouveaux salariés, le chef de service et la fonction RH travaillent ensemble pour structurer le parcours d’intégration du salarié concerné.
L’élaboration d’un parcours d’intégration des collaborateurs recrutés vise à faciliter leur intégration et à les mettre en confiance. On parle également d’onboarding pour désigner le fait d’accueillir et d’intégrer les nouveaux arrivants.
Le parcours d’accueil transmis au nouvel arrivant doit être adapté à l’entreprise, mais aussi aux différentes équipes et aux différents postes. Il s’appuie notamment sur la fiche de poste pour accompagner la prise de fonction.
S’il repose sur les valeurs de l’entreprise, le processus d’intégration ne peut être identique pour tous les salariés : il varie selon l’âge, le profil ou encore les missions confiées.
Pour faciliter l’intégration des nouveaux arrivants, le parcours d’intégration des salariés doit définir :
- Le poste,
- Les objectifs généraux à atteindre à la fin de la période d’intégration,
- La durée de l’intégration,
- Les tâches à réaliser,
- Les éléments à connaître et à maîtriser,
- Les rendez-vous planifiés,
- Le responsable hiérarchique.
Le plan d’intégration d’un nouveau salarié passe par la création d’un planning. Il permet de prévoir et coordonner les rendez-vous de la semaine, notamment pour rencontrer les collaborateurs de l’entreprise, et détailler les tâches à effectuer. Il est fortement recommandé d’effectuer des entretiens individuels avec chaque collaborateur de l’équipe. Procéder à l’intégration via des rencontres individuelles des membres de l’équipe permet de connaître les personnes avec qui l’on est amené à travailler.
• Définir des objectifs clairs d’intégration
Les objectifs du plan d’intégration d’un collaborateur sont notamment de :
- Découvrir les lieux,
- Comprendre les missions de l’entreprise, les principales règles de fonctionnement de l’entreprise et son environnement de travail,
- Connaître la nouvelle entreprise, la culture d’entreprise et ses clients,
- Rencontrer les collaborateurs de l’entreprise et connaître l’équipe et le rôle de chacun,
- Maîtriser les processus,
- Maîtriser les outils utilisés,
- Prendre la mesure du poste.
Les nouveaux embauchés peuvent faire le tour des différents services pour prendre leurs marques.
• Prévenir les équipes de l’arrivée
Il faut informer les équipes en interne de l’arrivée du futur collaborateur et de la rencontre avec la nouvelle recrue afin de l’accueillir dans de bonnes conditions. En effet, les équipes doivent se préparer car un nouvel arrivant peut perturber le fonctionnement de l’équipe existante. Réussir leur intégration dans l’équipe passe par tisser un réseau relationnel avec leurs nouveaux collègues. Ses collaborateurs réguliers doivent disposer de temps disponible pour l’aider à découvrir son espace de travail.
3ème étape d’un bon plan d’intégration : Accompagner l’intégration le premier jour du nouveau salarié
Bien accueillir le nouveau salarié le premier jour est un défi à relever. L’intégration au sein du groupe débute dès l’arrivée de la nouvelle recrue. Il est important de lui présenter le plan d’intégration préparé et les différentes étapes planifiées à l’avance.
• Soigner l’accueil le jour J
Lors de l’arrivée du salarié le premier jour, il convient de l’accueillir et de lui faire visiter le lieu de travail (bureaux, service, atelier, magasin) pour qu’il s’approprie rapidement son nouvel environnement de travail.
Si ce n’est pas déjà fait, lui donner le contrat de travail à signer, la fiche de poste ainsi que le recueil de documents internes (règlement intérieur, organigramme, notes de services). Il est également nécessaire de lui remettre le parcours d’intégration et les outils de travail.
Un document type précise l’ensemble des équipements et matériels à transmettre, notamment le badge. Il permet dans un premier temps de ne rien oublier lors de l’accueil du nouveau collaborateur, et dans un second temps, de valider la prise en compte des éléments transmis à celui-ci.
Si plusieurs recrues arrivent au même moment dans l’entreprise, une journée d’intégration collective peut être organisée pour accueillir les nouveaux venus.
Les premiers jours au sein de la nouvelle entreprise sont déterminants, car le salarié se fait déjà une première impression de son environnement de travail et de la relation de confiance qui peut s’établir.
• Remettre un livret d’accueil
À l’arrivée de la nouvelle recrue, un livret d’accueil peut lui être remis pour faciliter son intégration, quel que soit le type de contrat (CDI, CDD ou intérim).
C’est un outil efficace de communication interne. Il a pour but d’orienter le nouveau collaborateur dans son intégration au sein du groupe et de le rendre opérationnel dans les meilleures conditions. Les informations pratiques qu’il contient facilitent l’intégration du candidat.
Le livret d’accueil permet aussi de diffuser les valeurs de l’entreprise et contribue ainsi à développer un sentiment d’appartenance et met en confiance. Il assure que les nouveaux embauchés disposent d’informations complètes et homogènes dans le cadre du plan d’intégration.
4ème étape d’un bon plan d’intégration : Désigner des personnes référentes
Si le service RH doit être moteur du succès de l’intégration au travail, le supérieur hiérarchique direct joue un rôle de superviseur et doit personnaliser l’expérience de chacun. De plus, le tutorat et le parrainage sont deux modalités d’intégration d’un collaborateur qui peuvent être envisagées.
• Affecter un tuteur
Un tuteur participe à générer rapidement une aisance et de la productivité de la part du nouveau salarié sur son nouveau poste de travail. Le nouvel arrivé a besoin d’un accompagnement pour s’adapter et intégrer rapidement les valeurs de l’entreprise. Durant les premières semaines, le tuteur favorise l’autonomie du nouvel employé et participe à le rendre plus rapidement opérationnel.
Le tutorat permet d’assurer en priorité la réussite de l‘intégration au sein du groupe, mais également de suivre la progression de chaque salarié. Cette expérience d’intégration basée sur l’interpersonnel permet de se familiariser plus rapidement avec son environnement professionnel. Le tuteur aide le nouveau salarié à acquérir la pratique professionnelle indispensable à la bonne tenue du poste. En cas de remplacement sur un poste en raison du départ d’un collaborateur clé, l’ancien titulaire du poste peut rester disponible pour transmettre au nouveau salarié les consignes et informations nécessaires.
• Choisir un parrain
L’intégration d’un collaborateur au sein de l’entreprise passe par la définition d’un référent ayant pour rôle de faciliter son intégration.
Contrairement au tuteur, le parrain est un collaborateur clé extérieur au service où est affectée la nouvelle recrue. Il oriente le nouveau collègue tout au long du plan d’intégration dans l’entreprise, par le partage et la découverte. Il peut également avoir un rôle de relais auprès des managers. Ce mentor est volontaire, suffisamment disponible, expérimenté et possède des qualités pédagogiques pour optimiser l’intégration. Il assure au nouveau collègue une présence alliée dans un environnement inconnu afin de favoriser son intégration.
5ème étape d’un bon plan d’intégration : Assurer le suivi de l’intégration
• Faire le point régulièrement
Pour évaluer le plan d’intégration du nouvel embauché, faire le point régulièrement avec le nouveau salarié est indispensable. Le programme d’intégration doit ainsi prévoir des points réguliers, hebdomadaires par exemple. Il peut être fait à l’oral (échange informel, entretien) ou à l’écrit (rapport d’étonnement). Les échanges réguliers permettent de sécuriser et stimuler l’autonomie et les initiatives du nouveau collaborateur.
Un entretien avec le CEO, organisé quelques jours après l’arrivée dans l’entreprise, permet de faire un premier bilan et de fixer les premiers objectifs du plan d’intégration.
Le supérieur hiérarchique doit être informé régulièrement de la progression du salarié. De plus, le responsable doit être informé de la durée de la période d’essai et de la date de fin. La fin de la période d’essai est l’une des échéances importantes. Une fois la fin prévue arrivée, il convient d’obtenir une réponse concernant l’avenir du salarié : prolongation de la période d’essai, titularisation ou rupture du contrat (en faisant attention au délai de prévenance).
• Organiser un bilan final
La phase d’intégration des équipes est une phase d’apprentissage, d’acquisition de savoirs et savoir-faire spécifiques au poste de travail. Un bilan final après les premiers mois au sein de l’entreprise peut être organisé avec la personne chargée du suivi de l’intégration. Il permet de vérifier si les objectifs fixés au départ ont été atteints et si les éléments nécessaires à la prise de poste sont maîtrisés.
S’il s’agit d’un CDD, il faut faire attention à la date de fin du contrat, et s’interroger sur une éventuelle proposition de CDI, un renouvellement du CDD ou une fin de contrat. S’il y a une rupture du contrat, il convient d’organiser le retour du matériel et la réalisation des documents de rupture.
• Mettre en place une formation si nécessaire
Une formation d’intégration peut être organisée par l’entreprise et prévue dans le plan d’intégration. Cette période de formation des nouveaux employés a lieu une fois les besoins en formation identifiés. Il faut savoir que toutes les entreprises sont dans l’obligation de contribuer à la formation continue de leur personnel.
Le plan de formation de l’entreprise comprend deux types d’actions :
- Les formations d’adaptation au poste,
- Les formations liées au développement des compétences.
Un nouvel arrivant dans l’entreprise peut bénéficier du plan de formation de l’entreprise, notamment des actions de la première catégorie. Proposer une formation adéquate participe à un plan d’intégration complet et opérationnel.
• Avoir un feedback du salarié sur le processus d’accueil
Avoir un retour du salarié sur le processus d’accueil permet de prendre connaissance des points forts et des points à améliorer du plan d’intégration. Cela est toujours bénéfique pour l’entreprise d’identifier les pistes d’amélioration de l’intégration. Il permet de faire les ajustements nécessaires du plan d’intégration.
Si les attentes du nouvel entrant sont en adéquation avec ce que propose l’entreprise, cela facilite son implication, son engagement et la qualité de son intégration. Une bonne intégration participe à la stabilité de l’entreprise. Un turnover trop important peut affecter la marque employeur et la réputation de l’entreprise. Au-delà de l’enjeu de rétention, soigner la phase d’intégration et le plan d’intégration permet de faire des nouveaux collaborateurs des ambassadeurs et de faciliter en amont l’arrivée de nouvelles recrues. Mieux intégrer dans l’entreprise participe à fidéliser les nouveaux talents à la culture d’entreprise.
Que retenir de ces 5 étapes pour établir un bon plan d’intégration d’un nouveau salarié ?
L’intégration d’un collaborateur constitue un moment crucial et décisif dans la réussite du process de recrutement, il est donc essentiel de préparer l’intégration en amont. Les programmes d’intégration doivent évoluer et s’adapter au marché du travail et aux attentes des nouvelles générations. L’enjeu de l’étape de l’intégration est l’accompagnement et la fidélisation du nouveau collaborateur.
Si définir un plan d’intégration vous semble compliqué, n’hésitez pas à faire appel à des consultants en ressources humaines pour vous venir en aide.
Le processus d’intégration doit contenir une formation aux processus Qualité : c’est essentiel
Le mentor doit être expérimenté et disponible et volontaire