L’agence RH mRHq a développé un processus de recrutement en plusieurs étapes : allant de la définition du besoin jusqu’à l’intégration effective dans l’entreprise de la nouvelle ressource. Découvrons ensemble les 5 étapes du processus de recrutement incontournables pour réussir sa stratégie de recrutement.
Les 5 étapes du processus de recrutement incontournables : La réflexion et la définition du besoin de recrutement
Le processus de recrutement désigne l’ensemble des actions mises en œuvre pour recruter un nouveau collaborateur. C’est un processus pour évaluer les candidats et leurs compétences. Les 5 étapes du processus de recrutement doivent permettre de trouver un candidat qui répond aux exigences du poste donné, tant au niveau des compétences que des qualifications.
• La réflexion stratégique
Si vous avez un projet d’embauche au sein de l’entreprise, il est important de prendre le temps de se poser les questions suivantes :
- Êtes-vous certain de devoir faire du recrutement externe ?
- Pourquoi ne pas faire évoluer une ressource en interne (via la mobilité interne par exemple) ?
- N’est-il pas possible d’augmenter les missions de l’un de vos partenaires (comptable, avocat, community manager, …) ?
Avec les 5 étapes du processus de recrutement, le but des recrutements est notamment de vous permettre d’augmenter la valeur ajoutée de votre entreprise.
Pour que le recrutement soit réussi, il est primordial de prendre le temps de la réflexion avant de se lancer dans la quête du nouveau salarié. Vous serez alors en mesure d’écarter les candidatures qui ne correspondent pas au besoin, en toute objectivité et sans culpabilité.
• La définition du besoin de recrutement
C’est maintenant décidé, vous allez recruter une nouvelle ressource. Maintenant, la question qui se pose c’est qui !
Pour déterminer le profil recherché pour le développement de l’activité, et pour éviter les erreurs de casting, les éléments suivants doivent être déterminés :
- Le réel besoin de l’entreprise
- L’intitulé du poste à pourvoir,
- Le profil du candidat idéal à recruter,
- Les missions à réaliser,
- Le type de contrat à proposer (CDI, CDD, alternance, stage, intérim, temps plein, temps partiel),
- La rémunération à proposer (salaire fixe, part variable, commission, avantages sociaux, …),
- Le niveau hiérarchique,
- La place dans l’organisation,
- Les compétences techniques et les compétences comportementales requises,
- L’autonomie et la responsabilité attendues.
Dans les 5 étapes du processus de recrutement, vous devez garder en tête lors de la recherche de candidats que vous souhaitez uniquement des compétences et des caractères pour répondre à votre besoin, et ce peu importe qui les détient.
Bien recruter représente un véritable investissement en argent, en temps, en ressources humaines et en énergie. Un mauvais recrutement, raté s’il y a un départ dans les 12 mois suivants l’embauche, coûte cher pour l’entreprise : l’intégration, la formation, les frais liés aux équipements, … Tous ces investissements ne sont pas rentabilisés.
Que vous soyez une TPE, une PME, une grande entreprise, votre recrutement reste un enjeu important. Il faut capter le bon candidat, qui peut grandir et contribuer à la performance et à l’organisation de l’entreprise.
Un chargé de recrutement est essentiel pour gérer le recrutement au sein de l’entreprise, car il va identifier les candidats, les contacter et faire une présélection des candidats potentiels.
• La rédaction de la fiche de poste
La fiche de poste est un document interne qui récapitule les éléments fondamentaux du poste. Elle permet de :
- Structurer les équipes en délimitant les missions, les activités et les responsabilités de chacun,
- Clarifier les rôles afin de limiter les conflits de pouvoir au sein des équipes,
- Définir clairement les attendus (compétences techniques, aptitudes, savoir-être, …) et les caractéristiques d’un poste,
- Fixer le cadre du travail du futur collaborateur.
Ce support RH, établi de manière objective, permet au salarié de se situer au sein de l’entreprise. Il met à plat le fonctionnement et l’organisation de l’activité. C’est un véritable outil de management évolutif qui doit être modifié en fonction des changements dans l’entreprise.
Durant les 5 étapes du processus de recrutement, la fiche de poste vous sert de guide. Elle permet de cibler les critères de sélection des candidats et de faciliter la tâche à l’équipe de recrutement dans le choix des candidats.
Les 5 étapes du processus de recrutement incontournables : L’annonce d’offre d’emploi
• La rédaction de l’annonce
Diffuser une offre d’emploi sur Internet reste le premier canal de recrutement pour les postes à pourvoir.
Votre annonce d’offre d’emploi doit être courte, percutante et attractive. Il ne faut rien oublier et être rigoureux. Tout d’abord, le titre de l’annonce doit être accrocheur et évocateur pour capter l’intérêt des candidats et donner envie de lire avec attention le contenu de l’annonce.
Dans l’annonce, pour la description du poste, vous devez utiliser des termes clairs que les candidats utilisent régulièrement lors de leur recherche d’emploi. Vous devez rédiger une annonce qui vous ressemble et qui reflète les valeurs et la culture d’entreprise. Faire une présentation courte et transparente de l’entreprise, du secteur d’activité et du contexte ne peut être que bénéfique.
Seuls les candidats compatibles avec votre entreprise et avec le poste à pourvoir doivent postuler à votre offre. Si c’est le cas, vous gagnez du temps dans le traitement des candidatures.
Lors de la rédaction de votre annonce, chaque mot doit être pesé et mesuré.
N’hésitez pas à vous appuyer sur la fiche de poste pour résumer le poste proposé en 4 ou 5 missions principales stratégiques. Présentez également de façon dynamique les compétences techniques et les savoir-être essentiels requis pour le poste.
Le but est que l’annonce attire les meilleurs talents. Vous devez vous démarquer de la concurrence : c’est une vraie opération de séduction !
Concernant la forme de l’annonce, optez pour une mise en page/un visuel original et accrocheur. Rien de pire pour les candidats de parcourir, encore et toujours, le même type d’annonce monotone.
• Le choix des médias de diffusion
Une annonce publiée au mauvais endroit n’apporte pas les candidats espérés. Les médias sur lesquels l’annonce est diffusée doivent être pertinents au regard du poste proposé, du domaine d’activité et des problématiques rencontrées en recrutement.
Lorsque vous diffusez en externe une annonce de recrutement, vous devez sélectionner avec soin des sites d’emplois, aussi appelés des jobboards.
Les supports de diffusion habituellement utilisés sont :
- Les sites d’emploi institutionnels (Pôle Emploi, APEC),
- Les réseaux sociaux professionnels ou personnels (LinkedIn ou Facebook),
- Les jobboards (Indeed, Hellowork),
- Les autres moyens (journaux papiers, commerces locaux, flyers, etc).
• La diffusion
Vous avez rédigé une belle annonce, vous avez choisi les supports sur lesquels la diffuser, il est maintenant l’heure de procéder à la diffusion.
Chaque jobboard a sa propre organisation. En fonction des moyens et du temps que l’entreprise dispose pour trouver la perle rare, le mieux est d’utiliser plusieurs méthodes de recrutement pour toucher un maximum de candidats pertinents.
Il faut être rigoureux dans la multidiffusion des annonces : Les candidats consultent souvent différents supports d’annonce : si votre annonce n’est pas exactement la même partout, ou encore pire s’il y a des informations contradictoires, cela génère de l’incertitude.
Pensez également à publier votre offre sur les réseaux sociaux aussi bien professionnel et personnel. LinkedIn est le réseau social professionnel incontournable et Facebook propose de nombreux groupes publics d’emplois (offre d’emploi 35 et alentours, offres d’emploi dans le 22 et le 35, …).
Les 5 étapes du processus de recrutement incontournables : La qualification
• Le tri des candidatures
Durant les 5 étapes du processus de recrutement, la première étape de qualification consiste à consulter l’ensemble des candidatures reçues (soit par l’annonce postée soit par le sourcing).
Les candidats ont pris le temps de postuler à votre annonce, alors prenez le temps de regarder les CV et lettres de motivation reçus.
Quelques minutes suffisent pour juger l’aspect général de la candidature et repérer les mots-clés présents. Pour évaluer chaque candidature, vous pouvez utiliser une grille d’évaluation des candidats comprenant les attentes du poste, au niveau des compétences techniques et des aptitudes.
Lors du choix des candidats, le processus de sélection via qualifications se fait sur la base du dossier de candidature, c’est-à-dire avec CV et lettre de motivation.
Attention aux obligations légales en matière de non-discrimination : On ne doit recruter des candidats que sur les compétences requises ! Il faut toujours pouvoir justifier de manière objective les raisons qui ont poussé à refuser ou accepter une candidature.
• Le premier contact avec les candidats
La deuxième étape est de contacter les candidats retenus que vous avez mis dans la catégorie “À rencontrer”.
Vous allez tester leur réactivité et leur motivation ! Vous pourrez en apprendre plus sur les motivations des candidats.
Un premier entretien téléphonique est l’occasion de vérifier si le poste est en adéquation avec les attentes du candidat. Même si le savoir-être est bien sûr important, la présélection des candidatures doit reposer sur l’expérience du candidat, ses compétences techniques et son projet professionnel.
Vous pouvez aussi proposer aux candidats un entretien vidéo différé, automatisé et personnalisé (avec l’application InterviewApp par exemple). Ce choix d’outil de recrutement permet d’assurer l’égalité des chances entre les candidats car ils ont tous les mêmes conditions d’entretien avec le même temps de réponse et les mêmes questions posées.
Dans les 5 étapes du processus de recrutement, pour assurer un suivi des candidatures et garder une objectivité dans la manière de les traiter, il est judicieux d’utiliser une feuille de route ou des tableaux de bord. Ces outils de recrutement permettent également à une personne extérieure au recrutement de disposer des informations nécessaires à la gestion du recrutement en cas d’absence.
Les 5 étapes du processus de recrutement incontournables : Les entretiens
• L’accompagnement aux entretiens de recrutement
Dans les 5 étapes du processus de recrutement, la phase d’entretien d’embauche rapproche de plus en plus les candidats de la décision finale. Les deux parties doivent pouvoir se projeter mutuellement et être capables de donner une réponse positive ou négative à la future collaboration.
L’entretien de recrutement doit être préparé par les candidats mais aussi par l’entreprise. Cette phase de recrutement peut être stressante à la fois pour le candidat pour qui la carrière professionnelle se joue, et pour les recruteurs qui souhaitent dénicher les meilleurs profils.
Quelques principes fondamentaux à respecter dans les 5 étapes du processus de recrutement :
- Ne laissez pas de place à l’improvisation,
- Donnez la même chance à tous les candidats,
- Définissez différentes étapes avec des durées,
- Prévoyez des questions bien ciblées.
Il doit s’agir d’un échange et pas d’un interrogatoire, c’est l’occasion pour le candidat d’en apprendre plus sur la culture d’entreprise et l’environnement de travail.
Pendant les entretiens d’embauche, vous pouvez réaliser des mises en situation ou des tests de personnalité afin de valider les aptitudes nécessaires pour le poste.
Généralement, un entretien RH dure entre 45 minutes et 1h30 selon les situations. Pendant l’entretien, le candidat doit parler 80 % du temps et le recruteur doit faire preuve d’écoute active pour instaurer un climat de confiance et être disponible.
À la fin de l’entretien, vous devez pouvoir répondre à ces 2 questions :
- Que pouvez-vous apporter au futur salarié ?
- Qu’est-ce que le candidat recherché peut vous apporter ?
• L’aide à la décision
Un second entretien individuel peut être nécessaire pour prendre votre décision finale.
Il ne s’agit plus de tester mais de comparer la valeur ajoutée apportée par les candidats sélectionnés.
Les interlocuteurs de cet entretien ne doivent pas nécessairement être les mêmes que pour le premier échange. L’objectif de cet entretien est très clair : C’est cette personne ou non qui est faite pour le poste.
Un regard extérieur peut vous permettre d’amener de l’objectivité dans votre choix de recrutement. Il est intéressant de se faire accompagner par des experts en recrutement pour avoir un regard professionnel et pour que les chefs d’entreprises puissent se recentrer sur leur cœur de métier.
• La réponse aux candidats
Tous les candidats qui ont postulé à l’offre doivent recevoir une réponse, qu’elle soit positive ou négative. C’est votre image de marque qui est en jeu !
Chacun d’entre nous se souvient avoir été frustré, vexé ou énervé par une absence de réponse, alors ne reproduisez pas ce schéma.
Lorsqu’il s’agit du premier tri de candidat, il n’est pas nécessaire de les appeler, un simple e-mail suffit.
Savoir annoncer et expliquer le refus à un candidat par e-mail ou par téléphone est essentiel, sans se retrancher derrière une décision prise par la direction des ressources humaines.
Les 5 étapes du processus de recrutement incontournables : L’arrivée du nouveau salarié
• La préparation de l’arrivée
Votre décision est désormais prise : c’est lui/elle que vous voulez dans votre équipe.
Un recrutement réussi passe par une préparation de l’arrivée du nouveau salarié.
Et c’est maintenant qu’un certain nombre de choses doivent être mises en place :
- Rédiger la promesse d’embauche, le contrat de travail,
- Envoyer la DPAE (déclaration préalable à l’embauche) à l’URSSAF,
- Présenter la mutuelle, la prévoyance, les éléments pour la paie, compléter le registre du personnel,
- Prévenir votre équipe, préparer le matériel et le poste de travail,
- Et surtout être présent pour l’accueillir.
La mise en place d’un poste de travail opérationnel pour le nouveau salarié montre qu’il est attendu et que vous êtes prête à l’accueillir dans l’entreprise. L’espace de travail doit être en place et il ne doit manquer de rien : les fournitures nécessaires, la configuration de l’ordinateur, les outils et documents utiles à sa prise de poste sont prêts pour son arrivée.
Être déçu lors de son arrivée n’est pas la meilleure façon de débuter une nouvelle expérience professionnelle …
Sa future équipe, son futur manager et ses futurs collègues doivent être informés, via la communication interne, de l’arrivée d’une nouvelle personne.
• L’intégration dans l’équipe
Dans les 5 étapes du processus de recrutement, la définition du besoin et l’intégration dans l’équipe sont les deux étapes du processus d’embauche les plus importantes. L’intégration d’un nouveau salarié est trop souvent négligée par les entreprises. Pourtant, il s’agit d’une étape cruciale pour créer du lien et fidéliser la nouvelle recrue à la culture d’entreprise.
Quel que soit le type de contrat, quelle que soit la durée, la phase d’intégration doit être optimisée pour accompagner le nouvel embauché dans sa prise de poste et le rendre rapidement opérationnel, productif et autonome.
Pour cela, il faut construire un parcours d’intégration pendant la période d’essai, avec l’organisation des rendez-vous et des points d’étapes clés, mais aussi fixer des objectifs à atteindre.
L’objectif est que le nouveau collaborateur prenne connaissance de :
- L’entreprise et son personnel, sa culture d’entreprise et le nouvel environnement de travail général,
- Ses futures relations sociales de travail et l’équipe dont il fait partie,
- Son poste de travail et ses missions.
Que retenir de ces 5 étapes du processus de recrutement incontournables ?
Dans la gestion des ressources humaines, l’expérience candidat est un vrai investissement pour une entreprise. À partir du moment où un candidat tombe sur votre annonce de recrutement, jusqu’à l’intégration, vous devez faire en sorte de déployer la meilleure expérience possible. Vous devez à la fois séduire, chouchouter et communiquer avec l’ensemble des personnes ayant postulé. Les 5 étapes du processus de recrutement doivent permettre de booster votre marque employeur et d’en faire un avantage compétitif.
